各種行業尤其是業務性質的工作,名片都是常會被用到的重要物品。只是當交換的名片數量越多,若沒有好好整理的話,需要時便可能越難以找出,甚至發生遺失的情形。為此推薦使用名片管理App,來幫助更快速地分類統整。只是市面上相關應用程式繁多,各款所標榜的功能也大相逕庭,往往讓人不知道該選擇哪一個下載。
因此本次文章不僅會說明名片管理App 的選擇訣竅,也會參考網友評價、以及 App Store、Google Play 之下載情形,精選出10款人氣名片並以排行榜的方式推薦介紹,其中包括台灣企業推出的蒙恬名片王Mobile、名片大國日本推出的Sansan、Biz.Cards、Eight,紐約時報推薦的 ABBYY Business Card Reader 等等,各位不妨多加比較各款的功能,以便篩選出最符合自身需求的 App。
傳播學系畢業,因對吉卜力工作室的熱愛而決定前往日本,目前東京生活邁入第5年。加入 mybest 後擔任編輯職位,對於遊戲、電影、美妝、日常用品等皆有興趣及研究熱忱,希望能透過對自身的鞭策將最值得信賴的資訊傳遞給讀者。
mybest 根據客觀的採訪及調查,每月建立2000多款商品資訊數據。並且在每篇文章製作上投入大量心力,其中包含嚴謹的調查,以及與各領域專家進行深度訪談。以豐富的知識及準確的情報製作文章,提供值得信賴的內容。
在交際應酬或多人會議等商務場合,都會透過交換名片以擴大人脈,而在收到大量的名片時,便可透過專用的管理App 來做整理。其可將所收到的名片資訊統整於其中,且能透過檢索的方式確認,不會發生臨時需要卻找不到的狀況。另外,有的 App 還可跟公司同仁共用資訊,以便在離職、退休或交接時順利轉移,可發掘體驗的功能十分多元。
接下來將說明名片管理App 的選購要點,可針對自身的使用需求找出最適合的一款。
名片數據的儲存位置可分為內存和雲端兩種,對於不希望資訊保存於外部,或需要離線使用的人來說,內存式的 App 會是較理想的選擇。只是也要注意裝置的空間大小是否充裕,且會無法共享名片訊息,較適合作為個人或小團體的管理工具。
反之想與其他用戶分享資訊的讀者,便可下載不會占用手機內存空間的雲端式。但由於離線狀態時無法查看名片,故得配合自身的網路使用狀態評估。
將名片紙本轉換為數據保存的機制有兩種,一為透過光學字元辨識(OCR)自動辨識圖像內容,二則是讓專人手動輸入;另外也有同時支援兩者的類型。其中,透過 OCR 自動讀取圖像內容並轉換成文字的方式,很適合想要高效率完成輸入的讀者;只是因為光學掃描後的字碼不見得會準確,還需再自行檢查和更正。
至於另一種專人進行輸入的方式,是透過將名片圖檔傳送到伺服器端,透過人工確認將資訊數據化。雖然此類型多需要付費,且需要花一點時間等待完成,但比起完全由個人手動輸入仍會較有效率,且幾乎不會發生數據或內容出錯的問題,很適合工作較為忙碌的族群選用。
有些名片管理App 也有推出電腦版,能將手機中儲存的數據傳輸到電腦中,以更快速地整理收集到的資料。同時也可將電腦內已有的名片同步至行動裝置,特別在寄送郵件或新年賀卡時相當便利,下載前不妨多注意 App 的相關說明。
名片上通常會記載許多個人資料,因此需要特別注意安全和隱私性,尤其是以雲端方式儲存的 App,更須留意資訊外流的風險。為此有的名片管理App,可以將收集到的資訊加密保管,取用時必須輸入密碼才可瀏覽;另外有的則可限制來自不同 IP位置的訪問。下載前也可閱讀開發商資訊,確認是否有取得資料隱私保護標章等認證。
另外,部分應用程式會允許使用者發布自身名片在社群網站上,雖然此功能取決於自身的使用方式,但若不放心的話仍建議保持關閉會較為安全。
有的名片管理App 可與跟其他應用程式連結,來進一步提升工作的效率。舉例來說,若能與 Zoho、Salesforce 等客戶關係管理系統(CRM)連動,便可快速將合作夥伴的名片輸入;同時也有能和 Google聯絡人同步的 App,其便可省去手動輸入資料的麻煩。
商品 | 圖片 | 價格 | 推薦重點 | |
---|---|---|---|---|
1 | Penpower Technology Ltd. 蒙恬名片王Mobile | ![]() | 多元輸入途徑,自定義群組管理 | |
2 | INTSIG Information Co.,Ltd 名片全能王-名片掃描和企業業務信息查詢 | ![]() | 快速評估企業資訊,加快媒合效率 | |
3 | SHAPE GmbH Business Card Reader Pro | ![]() | 相容 CRM 系統,擴展事業的高效助理 | |
4 | Firehawk 名片掃描儀和讀卡器 | ![]() | 多雲端帳戶同步備份,照片也可識別 | |
5 | ScanBiz Mobile Solutions L.P. ScanBizCards | ![]() | 商務會議快速識別,無縫整合輕鬆管理 | |
6 | NagisaWorks, K.K. Biz.Cards | ![]() | 介面簡潔,密碼鎖功能便於保護隱私 | |
7 | Dream Downloader Infotech Ltd. 名片掃描器-名片全能王和名片管理 | ![]() | 千筆名片輕鬆存儲,快速識別提高聯繫效率 | |
8 | Sansan, Inc. Sansan | ![]() | 高精確名片掃描,公司共享資訊專用 | |
9 | Sansan, Inc. Eight | ![]() | 手機輕碰即可交換名片,跟上零紙本趨勢 | |
10 | ABBYY 名片管理 ABBYY Business Card Reader | ![]() | 支援語音搜尋,翻找名片更便捷 |
看完以上的選購要點後,或許初次接觸的讀者對於使用方面還有些疑問。有鑑於此,以下也一併整理出幾個常見的問答集,不妨下載之前先瀏覽看看,相信將有助於釐清問題。
A:普遍來說,通常2~4秒左右就能讀取完一張名片,對一般工作用途應已足夠。但如果像是經常有交換名片需求的業務人員,或是有大量名片要電子化的公司行號,考慮付費請專人處理將更有效率,並且也不會有免費版本30~50張的掃描限制。
A:目前許多軟體都能直接將掃描後的名片儲存在手機通訊錄,甚至可以與既有聯絡人的資訊整合,避免重複內容。此外,少數 App 還支援 Google 聯絡人的同步更新,善加利用就能讓電子郵件的寄送更方便。
A:如果選用的 App 本身支援雲端備份功能,通常只要在新手機上登入同個帳號就會同步資料,並不需要花時間處理匯出、匯入的步驟。
雖然透過 App 將資訊輸入手機了,但實體的名片仍建議要妥善管理,以防數據不小心消失時得重新掃描的可能性。以下便同時提供名片簿及收納盒的介紹,各位不妨一併挑選購入,讓名片的整理更加輕鬆喔!
這次詳細說明了名片管理App 的選購要點,並推薦了各式不同的人氣應用程式。透過這類型的軟體,即可更有效率地管理名片資訊,不用再擔心將重要客戶或合作夥伴的資料弄丟的窘境。加上各款 App 也標榜著不同的功能,如果有在使用能與其連動的相關軟體,也可優先嘗試讓工作過程更加順利喔!
第1名: Penpower Technology Ltd.|蒙恬名片王Mobile
第2名: INTSIG Information Co.,Ltd|名片全能王-名片掃描和企業業務信息查詢
第3名: SHAPE GmbH|Business Card Reader Pro
第4名: Firehawk|名片掃描儀和讀卡器
第5名: ScanBiz Mobile Solutions L.P.|ScanBizCards
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